Kadar zberemo veliko ljudi, da opravijo delo, se soočimo z veliko organizacije in posledično papirologije. Menim, da ni nevarnejše stvari od ‘genialne organizacije’. Ta ima običajno diagram, podoben družinskemu drevesu, ki kaže razvejanost pooblaščenih oseb. Drevo je veliko, plodovi pa so lepe okrogle jagode in v vsaki je zapisano ime ali pisarna. Vsak človek ima naziv in določene dolžnosti, ki so strogo omejene z obsegom njegove jagode.
Če vodja izmene želi nekaj sporočiti glavnemu nadzorniku, gre njegovo sporočilo do pomočnika delovodje, do delovodje, do vodje oddelka in vseh pomožnih nadzornikov, preden, čez precej časa, doseže glavnega nadzornika. Takrat je verjetno vsebina že zastarela. Približno šest mesecev traja, da sporočilo človeka iz jagode na spodnjem levem vogalu diagrama, doseže predsednika ali predsedujočega odbora in če kdaj doseže te častitljive osebe, se je na poti nanj nalepil kup kritik, predlogov in pripomb. V resnici zelo malo stvari pravzaprav sploh pride v obravnavo pred iztekom časa, ko bi morale biti opravljene. Kocko si podajajo naprej in nazaj, odgovoren pa ni nihče, saj se vsi držijo tega, da dve glavi več vesta kot le ena.
Posel, tako, kot ga vidim jaz, ni stroj. Je zbirka ljudi, ki so tu, da opravijo delo in ne zato, da si dopisujejo.
Ni nujno, da en oddelek ve, kaj dela drugi. Če nekdo opravlja svoje delo, nima časa, da bi počel kaj drugega. Tisti, ki delovni proces načrtujejo, morajo poskrbeti, da vsi oddelki delujejo v smeri istega cilja. Ni nujno sestankovati, da bi vzpostavili dober občutek med posamezniki ali oddelki. Ni nujno, da se imajo ljudje, ki delajo skupaj, radi. Preveč prijateljski odnosi so lahko celo slabi, saj lahko pripeljejo do varovanja hrbtov in prikrivanja napak, kar ni dobro za nobenega od udeležencev procesa.
Ko delamo, moramo delati. Ko se igramo, se igramo. Ni koristi, če to dvoje mešamo. Edini cilj je, da delo dokončamo in smo zanj plačani. Igra pride na vrsto šele takrat, ko je delo opravljeno. Tako v tovarnah in podjetjih Ford nimamo organizacijske sheme, nobenih zadolžitev, ki bi bile vezane na določen položaj, nimamo določenega zaporedja delavcev ali nadrejenih, zelo malo je nazivov in nič konferenc. Imamo le tisto pisarniško osebje, ki je nujno potrebno, nimamo izčrpnih evidenc in posledično ne papirologije.
Pri nas je odgovoren vsak posameznik.
Delavec je vsekakor odgovoren za svoje delo. Vodja izmene je odgovoren podrejenemu delavcu. Delovodja je odgovoren svoji skupini. Vodja oddelka je odgovoren za svoj oddelek. Glavni nadzornik je odgovoren za celo tovarno. Vsakdo mora vedeti, kaj se na njegovem področju dogaja. Čeprav sem napisal ‘glavni nadzornik’, pri nas takšnega naziva ni. Za tovarno je odgovoren en človek. Že mnoga leta je tako. Ob sebi ima dva človeka, ki, brez kakršnekoli definicije dolžnosti, prevzemata določene segmente dela nase. Ob tem imata približno pol ducata pomočnikov, ki nimajo točno določenih zadolžitev. Vsakdo si najde svoje delo brez omejitev. Delajo tisto, kar najbolje znajo. Nekdo se ukvarja z nabavo in zalogami, drugi z nadzorom in tako naprej.
Videti je nenačrtovano, a ni. Skupina ljudi, ki želi opraviti delo, bo to z lahkoto opravila. Ne ubadajo se z mejami svojih pristojnosti, saj nimajo nazivov. Če bi imeli pisarne in nazive, bi se kmalu začeli ubadati s pisarniškim delom in bi razmišljali, zakaj nimajo boljše pisarne od sodelavca.
Ker ni nazivov in določenih pristojnosti, ni težav s papirologijo ali komolčarstva. Vsak zaposleni gre lahko h komurkoli in ker je tako, se delovodja ne jezi, če gre nekdo mimo njega h glavnemu nadzorniku. To se redko kdaj zgodi, kajti delovodja prav dobro ve, da, če svojega dela ne bo opravljal, kot je treba, se bo to zelo hitro izvedelo in tega dela ne bo več opravljal.
Ena od stvari, ki jih ne toleriramo, je nepravičnost v kakršnikoli obliki.
Takoj, ko nekdo začne uveljavljati svojo avtoriteto, ostane brez dela ali pa gre delat nazaj k strojem. Veliko nezadovoljstva med delavci se rodi prav zaradi nepravičnega uveljavljanja avtoritete nižjih nadrejenih in žal v marsikateri tovarni delavec ne dobi svoje pravice.
Nadzira nas delo in samo delo. To je eden od razlogov, da nimamo nazivov. Večina ljudi lahko pride do dela, a nazivi jih dotolčejo. Učinek nazivov je zelo nenavaden. Prevečkrat pomenijo nedelo. V smislu sledečega stavka:
»Ta človek nima kaj početi, a meni, da je pomemben in da so vsi drugi vredni manj.«
Naziv pogosto škoduje nosilcu, vpliva pa tudi na druge. Ljudi hudo, če ne kar najbolj, moti dejstvo, da nosilci nazivov pogosto nimajo vodstvenih sposobnosti.
Pravega vodjo vsakdo prepozna – ta zna načrtovati in poveljevati. In ko srečaš pravega vodjo, se boš moral pozanimati, kakšen naziv nosi. On se z njim ne ponaša.
Z nazivi v poslovnem svetu pretiravajo in to ima negativne posledice. Ena od slabih stvari je razdelitev odgovornosti glede na naziv, kar lahko pripelje celo do tega, da odgovornosti ne prevzame nihče. Kadar odgovornost razdrobimo in razdelimo med številne oddelke, katere vodijo ljudje z nazivi, obkroženi z ljudmi s podnadzivi, takrat težko najdemo koga, ki sprejme odgovornost. Vsak od njih točno ve, kako se odgovornost poda naprej. Te igre so se naučili v industrijskih obratih, kjer si različni oddelki odgovornost preprosto podajajo. Zdravje vsake organizacije je odvisno od vsakega posameznika, ne glede na njegov položaj znotraj organizacije, ki se zaveda, da je vse, kar se zgodi znotraj organizacije in se nanaša na njeno dobrobit, njegovo delo. Stvari gredo k vragu, kadar različni oddelki rečejo:
»Oh, tole se ne nanaša na naš oddelek. Za to skrbi oddelek X, ki se nahaja 150 km stran.«
Odgovornim osebam svetujemo, da se ne morejo skrivati za nazivi. Že to, da so nasveti potrebni, kaže na dejstvo, da je treba ukrepati odločneje, da stvari krenejo na bolje. Popravek je preprost – odreči se je treba nazivom. Nekaj malega jih je potrebno obdržati zaradi zakonov, nekaj jih je koristnih pri usmerjanju javnosti, za vse ostale pa velja: »Zaposlite jih tako, da bodo koristni ali se jih znebite, če delujejo samo iz moči pozicije.«
Pravzaprav trenutno tisti z nazivi ne opravljajo svojega dela najbolje in se nimajo kaj ponašati z njimi. Nihče se ne bo pohvalil, da je direktor bankrotirane banke. Posel splošno ni bil voden tako dobro, da bi se upravljavci lahko s tem ponašali. Ljudje, ki nosijo nazive in so vredni svojega imena, so zdaj pozabili na svoje nazive in se spustili k temeljem posla, kjer iščejo šibke točke. Spet so tam, od koder so se povzdignili in poskušajo ponovno vzpostaviti posel od spodaj navzgor.
Kadar človek res dela, ne potrebuje nazivov. Priznanje mu prinaša njegovo delo.
Dejstvo, da je bil komercialni uspeh Ford Motor Company tako nenavaden, je pomembno samo zato, ker na zelo preprost način dokazuje, da je bila zastavljena teorija pravilna. O prevladujočem sistemu delovanja industrije in organizacije denarja ter družbe lahko sodim le s stališča nekoga, ki ga te stvari niso premagale.
Sedanji sistem ne dopušča najbolj kakovostnih storitev, saj spodbuja vse vrste porabe in mnogim ljudem onemogoča zadovoljstvo v službi. To nikomur ne bo pomagalo. Stvari morajo biti bolje načrtovane in prilagojene.
Ideje, ki smo jih izvedli v praksi lahko kar najbolje apliciramo – da nimajo ničesar posebnega opraviti z avtomobili in traktorji, ampak tvorijo nekaj podobnega univerzalni kodi. Precej prepričan sem, da gre za naravno kodo in jo želim dokazati tako temeljito, da ne bo sprejeta kot nova ideja, ampak kot naravna koda. ( Henry Ford)
Moja naloga je vpeljati to naravno kodo v vaše poslovanje.
Prisrčen pozdrav,
Florence Maria Bratuž, www.vinkom.si
